Sposób postępowania z wnioskiem o przyznanie statusu zweryfikowanego badacza zależy od tego, czy Prezes UKE jest Koordynatorem właściwym dla miejsca siedziby dostawcy VLOP lub VLOSE, którego danych dotyczy wniosek.
Jeżeli Prezes UKE nie jest Koordynatorem właściwym dla dostawcy VLOP lub VLOSE, dokonuje wstępnej oceny, czy badacz spełnia warunki określone w art. 40 ust. 8 rozporządzenia DSA. Następnie przekazuje wniosek, dokumenty oraz wynik swojej oceny Koordynatorowi właściwemu dla miejsca siedziby dostawcy.
To ten Koordynator przeprowadza dalszą ocenę i podejmuje decyzję w sprawie przyznania statusu zweryfikowanego badacza.
Jeżeli natomiast Prezes UKE jest Koordynatorem właściwym dla miejsca siedziby dostawcy VLOP lub VLOSE, prowadzi postępowanie w sprawie przyznania statusu zweryfikowanego badacza.
W praktyce oznacza to, że Prezes UKE może występować w procesie w dwóch różnych rolach: jako Koordynator państwa organizacji badawczej, który dokonuje wstępnej oceny i przekazuje wniosek właściwemu Koordynatorowi, albo jako Koordynator właściwy dla dostawcy VLOP lub VLOSE, który rozstrzyga w sprawie statusu.
Ocena wniosku przez Prezesa UKE właściwego dla miejsca siedziby VLOP lub VLOSE
Jeżeli Prezes UKE jest właściwy do prowadzenia postępowania w sprawie przyznania statusu jako Koordynator właściwy dla miejsca siedziby, ocena nie ogranicza się do sprawdzenia samego wniosku. Obejmuje zarówno kompletność wniosku, jak i ocenę spełnienia warunków wynikających z DSA, udział innych właściwych organów oraz ocenę proporcjonalności wnioskowanego dostępu do danych.
Po otrzymaniu wniosku o przyznanie statusu zweryfikowanego badacza sprawdzimy najpierw, czy został on prawidłowo złożony i zawiera wszystkie wymagane informacje i dokumenty. Następnie ocenimy, czy wnioskodawca spełnia warunki przyznania statusu, określone w art. 40 ust. 8 rozporządzenia DSA.
Co do zasady Prezes UKE rozpatruje wniosek o przyznanie statusu zweryfikowanego badacza w terminie nie dłuższym niż 2 miesiące od dnia jego złożenia, jeżeli wniosek jest kompletny, zawiera wszystkie informacje i dokumenty niezbędne do oceny spełnienia warunków przyznania statusu oraz nie zachodzi potrzeba podjęcia dodatkowych czynności wyjaśniających.
Etap 1. Sprawdzamy prawidłowość i kompletność wniosku
W pierwszej kolejności sprawdzamy:
- czy Prezes UKE jest właściwy do rozpatrzenia wniosku,
- czy wniosek został złożony w wymaganej formie,
- czy zawiera wszystkie informacje wymagane przez ustawę,
- czy dołączono dokumenty zawierające informacje potwierdzające spełnienie warunków przyznania statusu zweryfikowanego badacza.
Pamiętaj aby wniosek był podpisany przez osobę uprawnioną do reprezentowania wnioskodawcy. Zwróć uwagę, czy dane podpisującego wniosek są zgodne z publicznie dostępnymi rejestrami, np. KRS. Dołącz wszelkie dokumenty w tym zakresie, np. pełnomocnictwo, dowód uiszczenia opłaty skarbowej od złożonego pełnomocnictwa.
Jeżeli wniosek wymaga uzupełnienia
Jeżeli wniosek:
- nie został złożony w wymaganej formie,
- nie zawiera wszystkich informacji wymaganych przez art. 22y ust. 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną lub
- nie zawiera dokumentów wymaganych zgodnie z art. 22y ust. 3 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną,
Prezes UKE wezwie wnioskodawcę do jego uzupełnienia. W wezwaniu wskażemy, jakie elementy wymagają uzupełnienia.
Ważne: na uzupełnienie wniosku masz 7 dni od dnia doręczenia wezwania. Jeżeli nie uzupełnisz wniosku w tym terminie, zostanie on pozostawiony bez rozpoznania.
Jeżeli wniosek spełnia wymagania i jest kompletny, przechodzimy do oceny spełnienia warunków przyznania statusu zweryfikowanego badacza.
Etap 2. Oceniamy spełnienie warunków przyznania statusu zweryfikowanego badacza
Następnie oceniamy, czy badacz spełnia warunki określone w art. 40 ust. 8 rozporządzenia DSA. Chodzi o warunki opisane wcześniej, dotyczące m.in. przynależności do organizacji badawczej, niezależności od interesów handlowych, finansowania projektu, bezpieczeństwa i poufności danych, celu badania oraz konieczności i proporcjonalności dostępu.
Dokumenty przedstawione wraz z wnioskiem powinny umożliwiać rzeczywistą ocenę spełnienia tych warunków – nie wystarczy jedynie zadeklarowanie ich spełnienia.
Dokumenty powinny pozwalać ocenić, czy warunek jest rzeczywiście spełniony. Podstawą oceny są przede wszystkim informacje i dokumenty przedstawione przez wnioskodawcę. Nie chodzi zatem wyłącznie o zadeklarowanie spełnienia danego warunku. Przedstawione informacje powinny pozwalać Prezesowi UKE zweryfikować sposób jego spełnienia.
W zależności od rodzaju wniosku znaczenie mogą mieć np.:
- opis dotychczasowej działalności,
- informacje o doświadczeniu i kwalifikacjach,
- statut lub inne dokumenty organizacyjne,
- informacje dotyczące struktury organizacyjnej lub właścicielskiej,
- informacje o źródłach finansowania,
- regulaminy i procedury wewnętrzne,
- zasady zarządzania konfliktami interesów,
- procedury kontroli jakości,
- informacje o stosowanych zabezpieczeniach technicznych i organizacyjnych.
Udział innych właściwych organów
W toku postępowania Prezes UKE dokonuje wymaganych ustawą uzgodnień z Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz – w zależności od przedmiotu planowanego badania – z innymi właściwymi organami administracji publicznej. Udział innych organów pozwala wykorzystać ich kompetencje w obszarach istotnych dla oceny konkretnego projektu badawczego.
Właściwe organy uwzględniają przy tym kwestie określone w art. 22z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, w tym to, czy wykazano, że oczekiwane wyniki badań będą przyczyniały się do realizacji celów określonych w art. 40 ust. 4 rozporządzenia DSA – a więc do wykrywania, identyfikowania i zrozumienia ryzyka systemowego oraz do oceny adekwatności, efektywności i skutków środków służących jego ograniczaniu.
Ocena proporcjonalności dostępu do danych
Istotnym elementem postępowania jest również ocena tego, czy dostęp, o który występuje badacz, rzeczywiście odpowiada potrzebom konkretnego projektu badawczego. Prezes UKE ocenia w szczególności zakres, warunki i sposób wnioskowanego dostępu do danych pod kątem ich konieczności i adekwatności do realizacji celów badania. W praktyce chodzi więc o odpowiedź na pytanie, czy badacz występuje o taki zakres i sposób dostępu do danych, jaki jest rzeczywiście potrzebny do przeprowadzenia opisanego projektu.
Jeżeli do osiągnięcia celu badania wystarczy węższy zakres danych, krótszy okres dostępu albo rozwiązanie w mniejszym stopniu ingerujące w prawa i interesy innych podmiotów, okoliczność ta będzie miała znaczenie przy ocenie proporcjonalności wniosku.
Możemy przeprowadzić czynności sprawdzające
Ocena spełnienia warunków przyznania statusu zweryfikowanego badacza odbywa się przede wszystkim na podstawie informacji i dokumentów przedstawionych przez wnioskodawcę oraz uzgodnień z innymi organami administracji publicznej. Jeżeli jednak dla dokonania pełnej oceny konieczna jest dodatkowa weryfikacja, Prezes UKE może przeprowadzić u wnioskodawcy czynności sprawdzające.
Czynności sprawdzające nie są zatem obligatoryjnym elementem każdej procedury przyznania statusu zweryfikowanego badacza. Mogą zostać przeprowadzone, jeżeli jest to niezbędne do oceny, czy wnioskodawca spełnia warunki określone w art. 40 ust. 8 rozporządzenia DSA.
Pozwalają one Prezesowi UKE zweryfikować informacje i dokumenty przedstawione we wniosku oraz sposób funkcjonowania rozwiązań organizacyjnych, proceduralnych, finansowych lub technicznych, na które powołuje się wnioskodawca w celu wykazania spełnienia warunków przyznania statusu zweryfikowanego badacza.
O czynnościach sprawdzających poinformujemy Cię wcześniej
Prezes UKE zawiadamia wnioskodawcę o zamiarze przeprowadzenia czynności sprawdzających.
Czynności mogą rozpocząć się:
- nie wcześniej niż po upływie 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia oraz
- nie później niż przed upływem 30 dni od dnia jego doręczenia.
Czynności sprawdzające przeprowadza osoba działająca na podstawie imiennego upoważnienia wydanego przez Prezesa UKE. Oznacza to, że zakres prowadzonej weryfikacji jest określony przed rozpoczęciem czynności i wynika z udzielonego upoważnienia.
Jak mogą przebiegać czynności sprawdzające?
W zakresie objętym czynnościami sprawdzającymi osoba działająca z upoważnienia Prezesa UKE jest uprawniona do:
- wstępu na grunt oraz do obiektów budowlanych, a także pomieszczeń i lokali znajdujących się w budynkach – w dniach i godzinach pracy wnioskodawcy,
- wglądu do dokumentów i informacji objętych zakresem czynności sprawdzających,
- żądania ustnych lub pisemnych wyjaśnień w zakresie objętym czynnościami sprawdzającymi.
Czynności sprawdzające są przeprowadzane w obecności wnioskodawcy albo osoby przez niego upoważnionej.
W praktyce mogą one służyć zweryfikowaniu tych elementów, które wnioskodawca przedstawił we wniosku jako potwierdzenie spełnienia warunków przyznania statusu zweryfikowanego badacza.
Zakres weryfikacji będzie każdorazowo wynikał z celu czynności sprawdzających i zakresu wskazanego w upoważnieniu.
Jak kończą się czynności sprawdzające?
Z przeprowadzonych czynności sporządzany jest protokół, który Prezes UKE przekazuje wnioskodawcy. Ustalenia dokonane w toku czynności sprawdzających są następnie uwzględniane przy ocenie, czy wnioskodawca spełnia warunki wymagane do przyznania statusu zweryfikowanego badacza.
Ważne: przeprowadzenie czynności sprawdzających nie oznacza, że Prezes UKE stwierdził nieprawidłowości ani że wniosek zostanie rozpatrzony negatywnie. Czynności te są jednym z przewidzianych w ustawie instrumentów służących zgromadzeniu i weryfikacji informacji potrzebnych do oceny spełnienia warunków przyznania statusu zweryfikowanego badacza.
Etap 3. Kończymy ocenę wniosku
Po przeprowadzeniu oceny wniosku Prezes UKE ustala, czy badacz spełnia warunki uzyskania statusu zweryfikowanego badacza określone w art. 40 ust. 8 rozporządzenia DSA. Jeżeli wszystkie wymagane warunki są spełnione, Prezes UKE przyznaje badaczowi status zweryfikowanego badacza i zawiadamia go o tym. Dokumentem potwierdzającym przyznanie statusu jest zaświadczenie.
Jeżeli natomiast w toku postępowania Prezes UKE stwierdzi, że warunki określone w art. 40 ust. 8 rozporządzenia DSA nie zostały spełnione, odmawia przyznania statusu w drodze decyzji.
Decyzja ta jest ostateczna w administracyjnym toku instancji. Nie oznacza to jednak wyłączenia możliwości jej kontroli przez sąd administracyjny na zasadach określonych w przepisach prawa.